Vacature - deeltijds expeditie expert

Into the Arctic is dé Belgische specialist voor avontuurlijke expedities in het Hoge Noorden. Sinds 2018 nemen we onze deelnemers mee naar de meest afgelegen gebieden van Scandinavië, Ijsland en Groenland. Daarvoor doen we beroep op een team van ervaren gidsen, een ijzersterke logistiek en ongeëvenaarde terreinkennis.

Wij zijn een kleinschalig niche-reisbureau, en kennen al onze deelnemers bij naam. Per jaar organiseren we momenteel zo’n 20-25 expedities.

Om in de toekomst nog betere en volledigere service te kunnen bieden, gaan we op zoek naar een veelzijdig profiel om deeltijds ons team te versterken.

Functieomschrijving:

Gezien de kleinschaligheid van Into the Arctic werk je rechtstreeks samen met Willem en Brent, en wordt je betrokken in vrijwel alle aspecten van de organisatie: zowel administratief, qua contact met onze klanten, organisatorisch als strategisch.

Administratie en contact met klanten:

  • Je adviseert klanten rechtstreeks en op maat, zowel via e-mail als telefoon.
  • Je beheert klantendossiers, vanaf het eerste contact tot de afreis.
  • Na een inloopperiode beheer je alle boekingen bij lokale leveranciers voor een deel van onze expedities, en geef je deze informatie door aan onze gidsen.
  • Je bent zeer precies en niet vies van administratieve opvolging: opmaken reisdocumenten, afsluiten verzekeringscontracten, boekingen van vluchten en transport, overnachtingen, … bij lokale leveranciers, …
  • Je organiseert mee contactmomenten en vertrekvergaderingen voor de deelnemers aan de expedities.

Organisatie van de expedities:

  • Na een inloopperiode beheer je alle boekingen bij lokale leveranciers voor een deel van onze expedities, en geef je deze informatie door aan onze gidsen.
  • Boekingen en opvolging van vluchten, ...
  • Creatief meedenken in het verbeteren van het bestaande aanbod en het ontwikkelen van nieuwe expedities en ontsluiten van nieuwe bestemmingen.

Beheer materiaal:

  • Je zorgt mee voor nauwgezet onderhoud van het materiaal.
  • Je maakt mee de materiaalplanning op voor de expedities en wordt betrokken in het aankoopbeleid.
  • Je wordt verantwoordelijk voor het directe contact met onze leveranciers/importeurs.

Noodtelefoon:

  • Tijdens onze piekperiodes – wanneer veel van onze gidsen en Brent en Willem vaak op het terrein vertoeven - ben je enkele weken per jaar verantwoordelijk voor de noodtelefoon. Je bent dan volcontinu bereikbaar om deelnemers of gidsen bij te staan bij onverwachte wendingen tijdens de expedities, noodgevallen, problemen met transport of vluchten, eventuele evacuaties, …

Varia:

  • In functie van het profiel: expertise in verband met optimalisatie van marketing, IT-oplossingen, allerhande creatieve verbeteringen in de bedrijfsvoering, … zijn pluspunten.


Profiel:

  • Je hebt een passie voor Scandinavië en het Hoge Noorden.
  • Je hebt uitgebreide ervaring met avontuurlijke trektochten en/of pulka-trekkings, vergelijkbaar aan het aanbod op onze website. Uitgebreide ervaring als organisator en eindverantwoordelijke van dergelijke tochten – persoonlijk of professioneel - is een groot pluspunt.
  • Je bent authentiek en klantvriendelijk.
  • Je communiceert sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands en Engels.
  • Je bent niet vies van administratief werk, en bent hierin zeer nauwgezet.
  • Je bent stressbestendig en kan onder zware druk creatief en oplossingsgericht werken (opvolging noodtelefoon, ingrijpen vanop kantoor bij noodsituaties op expedities). Je bent bereid in het piekseizoen enkele weken per jaar volcontinu bereikbaar te zijn, en je vakantieperiodes te plannen in samenspraak.
  • Je hebt kennis van, en interesse in buitensportmateriaal.
  • Indien je de kwalificaties hebt om één of meerdere expedities per jaar zelf te gidsen is dit een pluspunt.

Aanbod:

  • Veelzijdige job in een zeer dankbare sector en context.
  • Je werkt rechtstreeks samen met de bedrijfsleiding en wordt rechtstreeks betrokken in zowat alle aspecten van de organisatie.
  • Mogelijkheid 1 à 2 prospectie-expedities per jaar (indien voldoende kwalificaties: mogelijkheid gidsen expedities).
  • Flexibele werkomgeving: mogelijkheden deels thuiswerk; afwijkende werkschema’s in samenspraak.
  • Deeltijds contract (40-50%, in samenspraak) van onbepaalde duur.
  • Verlofberekening op basis van 20 dagen + 12 ADV-dagen.
  • Aantrekkelijk verloningspakket
  • Startdatum: najaar 2022 (in samenspraak).

Hoe solliciteren:

Graag ontvangen we voor 20 augustus jullie sollicitatie (CV, brief, palmares relevante ervaring trektochten) per mail naar info@intothearctic.be.

We contacteren jullie in de tweede helft van augustus.


P1026100