Betaalvoorwaarden
Voorschot bedraagt 40% van de reissom, te voldoen 5 dagen na reservatie.
Saldo is te voldoen zes weken voor afreis.
Betaling enkel per overschrijving; of contant met een limiet van € 3.000 per persoon of per bestelbon.
Betaling via kredietkaart is mogelijk op aanvraag. We bezorgen een betalingslink. Er wordt een transactiekost van 2% doorgerekend.
Reisvoorwaarden Into the Arctic
De algemene reisvoorwaarden van de Geschillencommissie Reizen worden op een aantal punten aangevuld door bijkomende reisvoorwaarden die specifiek zijn aan Into the Arctic. De volledige reisvoorwaarden kan je hieronder nalezen:
DEEL 1 — ALGEMENE REISVOORWAARDEN
Artikel 1 — Toepassingsgebied
Deze algemene reisvoorwaarden zijn van toepassing op alle pakketreisovereenkomsten, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten die door Into the Arctic worden aangeboden, verkocht of georganiseerd, voor zover zij onder de toepasselijke Belgische en Europese reiswetgeving vallen.
Voor pakketreisovereenkomsten zijn onder meer de bepalingen van de wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten van toepassing, evenals alle dwingende bepalingen inzake consumentenbescherming.
Deze algemene reisvoorwaarden vormen, samen met de bijzondere reisvoorwaarden van Into the Arctic, de reisbevestiging, de praktische reisinformatie, de bestelbon en, indien van toepassing, de deelnameovereenkomst, risicoaanvaarding en vrijwaring van aansprakelijkheid, één geheel.
In geval van tegenstrijdigheid tussen deze voorwaarden en dwingende wettelijke bepalingen, hebben de dwingende wettelijke bepalingen voorrang.
Artikel 2 — Precontractuele informatie
Vóór het sluiten van de pakketreisovereenkomst verstrekt Into the Arctic aan de reiziger, voor zover van toepassing, de wettelijk voorgeschreven informatie over de voornaamste kenmerken van de reis, waaronder onder meer:
- de bestemming, route, verblijfsperioden en reisdata;
- het inbegrepen vervoer, de accommodaties en de belangrijkste diensten;
- de inbegrepen maaltijden, activiteiten, begeleiding en eventuele excursies;
- de totaalprijs en eventuele bijkomende kosten;
- de betalingsmodaliteiten;
- het eventuele minimumaantal deelnemers;
- de vereiste reisdocumenten, formaliteiten en algemene gezondheidsinformatie;
- de mogelijkheden en voorwaarden voor annulering;
- informatie over eventuele reis-, bijstands- of annuleringsverzekeringen;
- de aard, moeilijkheidsgraad en bijzondere omstandigheden van de reis.
De reiziger erkent dat informatie over reizen in afgelegen of atypische gebieden steeds wordt verstrekt op basis van de op dat ogenblik beschikbare informatie. De precontractuele informatie vormt een integraal onderdeel van de reisovereenkomst, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.
Artikel 3 — Informatie door de reiziger
De persoon die de reis boekt, verstrekt aan Into the Arctic alle nuttige en correcte informatie over zichzelf en de medereizigers voor wie hij of zij optreedt, voor zover die informatie relevant is voor het sluiten of uitvoeren van de reisovereenkomst.
Dit omvat onder meer correcte namen zoals vermeld op officiële reisdocumenten, nationaliteit, contactgegevens, medische of fysieke aandachtspunten, voedselallergieën, relevante ervaring, verzekeringsinformatie en andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de veilige en correcte uitvoering van de reis.
Wanneer de reiziger foutieve, onvolledige of laattijdige informatie verstrekt en dit leidt tot bijkomende kosten, problemen bij boekingen, weigering van toegang, veiligheidsproblemen of andere schade, kunnen deze gevolgen en kosten ten laste van de reiziger worden gelegd.
Wie andere deelnemers inschrijft of vertegenwoordigt, verbindt zich ertoe deze deelnemers op de hoogte te brengen van alle toepasselijke voorwaarden en informatie, en staat ervoor in dat zij hiervan kennis kunnen nemen vóór hun definitieve inschrijving.
Artikel 4 — Totstandkoming van de reisovereenkomst
De reisovereenkomst komt tot stand door betaling van het voorschot, voor zover Into the Arctic de inschrijving heeft bevestigd.
Door betaling van het voorschot verklaart de reiziger kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met:
- de algemene reisvoorwaarden;
- de bijzondere reisvoorwaarden van Into the Arctic;
- de reisbeschrijving en praktische reisinformatie;
- de betalings- en annuleringsvoorwaarden;
- en, indien van toepassing, de deelnameovereenkomst, risicoaanvaarding en vrijwaring van aansprakelijkheid.
Into the Arctic bezorgt de reiziger de bevestiging van de reisovereenkomst op een duurzame gegevensdrager, zoals e-mail, PDF of papieren document.
De reiziger heeft de verplichting de reisbevestiging onmiddellijk na ontvangst na te kijken, met bijzondere aandacht voor namen, reisdata, bestemming, inbegrepen diensten, vluchten, ferry’s, accommodaties en eventuele bijzondere wensen. Onjuistheden moeten zo snel mogelijk schriftelijk aan Into the Arctic worden gemeld.
Artikel 5 — Prijzen
De overeengekomen prijs is, behoudens kennelijke materiële vergissing, de prijs die in de reisovereenkomst of reisbevestiging wordt vermeld.
Bij elke reis wordt aangegeven welke diensten in de prijs inbegrepen zijn. Tenzij anders vermeld, zijn niet inbegrepen: annulatieverzekering, reisbijstandsverzekering, persoonlijke uitgaven, fooien, kosten voor reisdocumenten, visa, vaccinaties, medische attesten, dranken, optionele activiteiten, niet-uitdrukkelijk vermelde excursies, persoonlijke uitrusting en kosten die voortvloeien uit persoonlijke keuzes of nalatigheden van de reiziger.
Kennelijke materiële fouten in de prijs, beschrijving of berekening binden Into the Arctic niet en kunnen worden rechtgezet.
Na het sluiten van de pakketreisovereenkomst kunnen prijzen enkel worden verhoogd indien en voor zover dit wettelijk is toegestaan en in de overeenkomst is voorzien. Een prijsverhoging kan onder meer het gevolg zijn van wijzigingen in vervoerskosten, brandstofprijzen, belastingen, heffingen of wisselkoersen die relevant zijn voor de reis.
Indien de prijsverhoging meer bedraagt dan het wettelijk toegestane percentage waarbij de reiziger kosteloos mag opzeggen, zal Into the Arctic de reiziger informeren over zijn wettelijke keuzemogelijkheden.
Artikel 6 — Betaling
Tenzij anders overeengekomen bedraagt het voorschot 40% van de totale reissom. Het voorschot moet uiterlijk binnen vijf dagen na reservatie of inschrijving betaald zijn.
Indien de reis vliegtickets, ferrytickets of andere onmiddellijk te betalen diensten omvat, kan het voorschot worden verhoogd tot minstens het bedrag van deze kosten. Vliegtickets die via Into the Arctic worden geboekt, moeten volledig worden betaald bij boeking.
Het saldo van de reissom moet uiterlijk zes weken vóór de afreisdatum betaald zijn.
Personen die inschrijven binnen zes weken vóór afreis betalen de volledige reissom onmiddellijk bij inschrijving.
Betaling gebeurt bij voorkeur per overschrijving. Contante betaling is mogelijk binnen de wettelijk toegestane limieten, met een maximum van 3.000 euro per persoon of per bestelbon. Betaling via kredietkaart is mogelijk op aanvraag via een betalingslink. In dat geval wordt een transactiekost van 2% doorgerekend.
Bij niet-betaling of laattijdige betaling behoudt Into the Arctic zich het recht voor de boeking te annuleren, na voorafgaande ingebrekestelling indien wettelijk vereist. De toepasselijke annuleringskosten blijven in dat geval verschuldigd.
Into the Arctic kan reisdocumenten, vouchers of tickets inhouden zolang de verschuldigde bedragen niet volledig zijn betaald.
Artikel 7 — Overdracht van de reisovereenkomst
De reiziger kan zijn pakketreisovereenkomst overdragen aan een andere persoon die voldoet aan alle voorwaarden voor deelname aan de reis, mits Into the Arctic hiervan tijdig en via een duurzame gegevensdrager op de hoogte wordt gebracht, uiterlijk binnen de wettelijk bepaalde termijn.
De overdragende reiziger en de persoon die de reis overneemt, zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het nog verschuldigde saldo en voor alle kosten die voortvloeien uit de overdracht, waaronder wijzigingskosten, ticketkosten, administratiekosten of kosten aangerekend door leveranciers.
Voor reeds uitgegeven vlieg-, ferry-, trein- of bustickets kan overdracht of naamswijziging onmogelijk zijn of aanleiding geven tot aanzienlijke kosten. Deze kosten zijn steeds ten laste van de reiziger.
Artikel 8 — Wijzigingen door de reiziger
Elke wijziging gevraagd door de reiziger na bevestiging van de boeking kan aanleiding geven tot bijkomende kosten.
Into the Arctic kan, indien de wijziging mogelijk is, alle kosten aanrekenen die door de wijziging worden veroorzaakt, met inbegrip van kosten van leveranciers, ticketkosten, prijsverschillen en administratieve kosten.
Voor wijzigingen van reeds uitgegeven vlieg-, ferry-, trein-, bus- of excursietickets gelden de voorwaarden van de betrokken leverancier. Niet-wijzigbare of niet-terugbetaalbare diensten blijven volledig ten laste van de reiziger.
Artikel 9 — Wijziging door Into the Arctic vóór afreis
Into the Arctic kan vóór afreis onbeduidende wijzigingen aanbrengen aan de reisovereenkomst, mits de reiziger daarvan via een duurzame gegevensdrager op de hoogte wordt gebracht.
Indien Into the Arctic zich vóór afreis genoodzaakt ziet een wezenlijk onderdeel van de reis aanzienlijk te wijzigen, de prijs te verhogen boven de wettelijk toegestane drempel of niet tegemoet te komen aan een uitdrukkelijk aanvaarde bijzondere wens, zal Into the Arctic de reiziger informeren over:
- de voorgestelde wijzigingen;
- het eventuele effect op de prijs;
- de mogelijkheid om de wijziging te aanvaarden;
- de mogelijkheid om de overeenkomst kosteloos op te zeggen indien wettelijk voorzien;
- een eventuele vervangende reis.
Indien de reiziger recht heeft op terugbetaling, gebeurt deze binnen de wettelijk voorziene termijn.
Artikel 10 — Opzegging door Into the Arctic vóór afreis
Into the Arctic kan de reisovereenkomst uiterlijk 20 dagen vóór afreis opzeggen indien het minimumaantal deelnemers niet wordt bereikt, voor zover dit minimumaantal en de uiterste opzegtermijn vooraf werden meegedeeld.
Into the Arctic kan de reisovereenkomst eveneens opzeggen indien de reis niet kan worden uitgevoerd als gevolg van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden.
In deze gevallen betaalt Into the Arctic de reeds ontvangen bedragen terug overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, zonder bijkomende schadevergoeding verschuldigd te zijn.
Artikel 11 — Annulering door de reiziger
De reiziger kan de reisovereenkomst vóór afreis annuleren. De annulering moet zo snel mogelijk schriftelijk aan Into the Arctic worden meegedeeld. De datum van schriftelijke ontvangst door Into the Arctic geldt als annuleringsdatum.
Bij annulering door de reiziger worden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, volgende kosten aangerekend:
- tot 90 dagen vóór vertrek: het betaalde voorschot;
- van 89 tot 45 dagen vóór vertrek: 50% van de reissom;
- minder dan 45 dagen vóór vertrek of bij no-show: 100% van de reissom.
Vlieg-, ferry-, trein-, bus-, excursie- en toegangstickets zijn steeds 100% verschuldigd zodra zij zijn uitgegeven of niet-terugbetaalbaar werden geboekt. Dit geldt ook wanneer deze diensten deel uitmaken van een pakketreis.
Indien leveranciers strengere annuleringsvoorwaarden hanteren dan de hierboven vermelde percentages, kunnen deze bijkomende kosten aan de reiziger worden doorgerekend, voor zover zij vooraf of bij boeking redelijkerwijs kenbaar waren of voortvloeien uit de aard van de geboekte diensten.
De reiziger wordt sterk aangeraden een passende annuleringsverzekering af te sluiten.
Artikel 12 — Non-conformiteit tijdens de reis
Indien de reiziger tijdens de reis meent dat een reisdienst niet conform de overeenkomst wordt uitgevoerd, moet hij Into the Arctic of de reisleider hiervan zonder vertraging op de hoogte brengen, zodat zo snel mogelijk naar een passende oplossing kan worden gezocht.
De reiziger moet de organisator de mogelijkheid geven om de non-conformiteit te verhelpen, tenzij dit onmogelijk is, onevenredige kosten met zich meebrengt of een onmiddellijke oplossing vereist is.
Klachten die tijdens de reis niet of laattijdig worden gemeld, kunnen moeilijker of onmogelijk worden verholpen. De gevolgen van het niet naleven van deze meldingsplicht kunnen ten laste van de reiziger blijven, voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 13 — Aansprakelijkheid van de reiziger
De reiziger is aansprakelijk voor schade die Into the Arctic, haar medewerkers, gidsen, lokale partners, leveranciers, andere deelnemers of derden lijden als gevolg van zijn fout, nalatigheid, roekeloos gedrag, niet-naleving van instructies of schending van contractuele verplichtingen.
De reiziger is eveneens verantwoordelijk voor schade, kosten of vertragingen die voortvloeien uit foutieve informatie, onvoldoende voorbereiding, ontbreken van vereiste documenten, onvoldoende persoonlijke uitrusting of het niet naleven van veiligheidsvoorschriften.
Artikel 14 — Aansprakelijkheid van Into the Arctic
Wanneer Into the Arctic optreedt als organisator van een pakketreis, is Into the Arctic aansprakelijk voor de goede uitvoering van de reisdiensten die in de pakketreisovereenkomst zijn begrepen, ongeacht of deze diensten door Into the Arctic zelf of door andere dienstverleners worden uitgevoerd.
Deze aansprakelijkheid geldt binnen de grenzen en voorwaarden van de toepasselijke Belgische en Europese reiswetgeving.
Into the Arctic is niet aansprakelijk wanneer de niet-conformiteit of schade te wijten is aan:
- de reiziger;
- een derde die niet bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken is en waarvan de tussenkomst niet kon worden voorzien of voorkomen;
- onvermijdbare en buitengewone omstandigheden; onvoorspelbare omstandigheden die eigen zijn aan het avontuurlijke karakter van de reis in wildernisomgeving.
- diensten of activiteiten die niet uitdrukkelijk deel uitmaken van de reisovereenkomst en door de reiziger zelf of ter plaatse worden geboekt.
Voor zover wettelijk toegestaan kan de aansprakelijkheid van Into the Arctic worden beperkt tot driemaal de totaalprijs van de pakketreis, behalve in geval van persoonlijk letsel of schade die opzettelijk of door nalatigheid werd veroorzaakt, en behoudens andere dwingende wettelijke bepalingen.
Voor internationale vervoersdiensten gelden, waar toepasselijk, de aansprakelijkheidsbeperkingen zoals voorzien in internationale verdragen en toepasselijke regelgeving.
Artikel 15 — Bijstand
Into the Arctic biedt passende bijstand aan de reiziger die tijdens de reis in moeilijkheden verkeert, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en rekening houdend met de concrete omstandigheden van de reis.
Deze bijstand kan onder meer bestaan uit het verstrekken van nuttige informatie over medische diensten, lokale autoriteiten, consulaire bijstand, communicatiemogelijkheden of alternatieve reisarrangementen.
Indien de moeilijkheden het gevolg zijn van opzet, nalatigheid, roekeloos gedrag of niet-naleving van instructies door de reiziger, kan Into the Arctic hiervoor een vergoeding vragen die niet hoger is dan de werkelijk gedragen kosten.
De bepalingen van Deel 3 van deze voorwaarden zijn integraal van toepassing op alle reizen en activiteiten georganiseerd door Into the Arctic.
Artikel 16 — Reisdocumenten, formaliteiten en gezondheid
De reiziger is zelf verantwoordelijk voor het beschikken over geldige reisdocumenten, identiteitskaarten, paspoorten, visa, vaccinaties, medische attesten en andere formaliteiten die vereist zijn voor de bestemming en doorreislanden.
Belgische reizigers kunnen algemene informatie raadplegen via de FOD Buitenlandse Zaken en andere bevoegde instanties. Reizigers met een andere nationaliteit moeten zich informeren bij hun eigen ambassade, consulaat of bevoegde instanties.
Into the Arctic verstrekt algemene informatie te goeder trouw, maar is niet aansprakelijk voor foutieve, gewijzigde of onvolledige informatie van overheden of derden, noch voor gevolgen van het ontbreken van geldige documenten of formaliteiten.
De reiziger is zelf verantwoordelijk om na te gaan of zijn fysieke, mentale en medische toestand verenigbaar is met de gekozen reis. Voor avontuurlijke of fysiek veeleisende reizen kan Into the Arctic bijkomende informatie, een medische verklaring of overleg vragen.
Artikel 17 — Bagage en persoonlijke goederen
De reiziger is verantwoordelijk voor zijn persoonlijke bagage, documenten, waardevolle voorwerpen, technische uitrusting en persoonlijke bezittingen.
Into the Arctic is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen, behoudens in gevallen waarin aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten.
Bij verlies of beschadiging tijdens lucht-, ferry-, trein- of busvervoer moet de reiziger onmiddellijk de vereiste documenten laten opmaken door de vervoerder of bevoegde instantie, zoals een Property Irregularity Report bij luchtvervoer.
De reiziger wordt aangeraden een passende bagageverzekering af te sluiten.
Artikel 18 — Verzekeringen
Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn annulatieverzekering, reisbijstandsverzekering, medische verzekering, evacuatieverzekering, reddingsverzekering, repatriëringsverzekering en bagageverzekering niet inbegrepen in de reisprijs.
Elke deelnemer is verplicht om vóór afreis op eigen verantwoordelijkheid een geldige en adequate reisverzekering af te sluiten die minstens medische kosten, opsporings- en reddingskosten, medische evacuatie en repatriëring dekt voor de bestemming en activiteiten van de geboekte reis.
De reiziger is volledig zelf verantwoordelijk om na te gaan of zijn verzekering voldoende dekking biedt voor de gekozen reis, bestemming en activiteiten, met inbegrip van afgelegen gebieden, winterse omstandigheden, ski-expedities, packrafting, kajakken, wildernisactiviteiten, reddingsoperaties, medische evacuatie en repatriëring.
Indien de reiziger onvoldoende verzekerd is, blijven alle daaruit voortvloeiende kosten en gevolgen ten laste van de reiziger.
Artikel 19 — Klachtenregeling
Klachten vóór afreis moeten zo snel mogelijk schriftelijk en op bewijskrachtige wijze aan Into the Arctic worden gemeld.
Klachten tijdens de reis moeten onmiddellijk ter plaatse worden gemeld aan de reisleider, gids of contactpersoon van Into the Arctic, zodat een oplossing kan worden gezocht.
Indien een klacht ter plaatse niet bevredigend wordt opgelost of indien het onmogelijk was de klacht ter plaatse te formuleren, moet de reiziger na afloop van de reis zonder onnodige vertraging een schriftelijke klacht indienen bij Into the Arctic.
Partijen verbinden zich ertoe eerst te proberen een minnelijke oplossing te vinden.
Artikel 20 — Geschillenregeling
In geval van betwisting streven partijen eerst naar een minnelijke regeling.
Indien geen minnelijke oplossing wordt bereikt, kunnen partijen, voor zover toepasselijk, een beroep doen op de bevoegde geschilleninstantie voor reizen of op de bevoegde rechtbank.
De reiziger kan niet verplicht worden een arbitrageprocedure te aanvaarden indien de wet hem het recht geeft zich tot de rechtbank te wenden.
Geschillen met betrekking tot lichamelijke letsels worden behandeld door de bevoegde rechtbanken.
Artikel 21 — Waarborgen en insolventiebescherming
Into the Arctic beschikt over de wettelijk vereiste bescherming tegen financieel onvermogen, voor zover vereist door de toepasselijke reiswetgeving.
DEEL 2 — BIJZONDERE REISVOORWAARDEN INTO THE ARCTIC
Deze bijzondere reisvoorwaarden vullen de algemene reisvoorwaarden aan en zijn specifiek van toepassing op reizen, expedities, opleidingen, tochten en outdooractiviteiten georganiseerd door Into the Arctic.
Artikel 1 — Karakter van de reizen
Into the Arctic organiseert reizen en expedities met een uitgesproken natuur-, wildernis- en avontuurlijk karakter. Onze reizen brengen deelnemers vaak naar afgelegen, dunbevolkte of moeilijk toegankelijke gebieden, ver weg van klassieke toeristische infrastructuur.
De reiziger erkent dat het karakter van deze reizen kan afwijken van klassieke pakket- of comfortreizen. Beperkt comfort, eenvoudige accommodatie, kamperen, wisselende weersomstandigheden, fysieke inspanning, logistieke onzekerheden, programmawijzigingen en beperkte toegang tot medische of technische hulp kunnen eigen zijn aan de reis.
De reiziger bevestigt kennis te hebben genomen van de reisbeschrijving, moeilijkheidsgraad, praktische informatie, vereiste ervaring, uitrustingslijst en bijzondere aandachtspunten van de gekozen reis.
De vermelde moeilijkheidsgraad is indicatief en wordt te goeder trouw bepaald op basis van de verwachte omstandigheden. De effectieve zwaarte van een reis kan wijzigen door weersomstandigheden, terrein, groepsdynamiek, sneeuw- en ijscondities, waterstanden, wind, temperatuur, fysieke paraatheid van deelnemers of andere omstandigheden.
Artikel 2 — Aanvaarding van voorwaarden
Door ondertekening van de bestelbon, schriftelijke bevestiging of betaling van het voorschot verklaart de reiziger zich akkoord met de integrale inhoud van:
- de algemene reisvoorwaarden;
- deze bijzondere reisvoorwaarden;
- de reisbeschrijving en praktische informatie;
- de betalings- en annuleringsvoorwaarden;
- de uitrustingslijst en veiligheidsinstructies;
- en, indien van toepassing, Deel 3 — Deelnameovereenkomst, risicoaanvaarding en vrijwaring van aansprakelijkheid.
De reiziger bevestigt deze documenten vóór de totstandkoming van de overeenkomst te hebben ontvangen of te hebben kunnen raadplegen.
Artikel 3 — Reisvoorstellen, programma en route
Reisvoorstellen, webpagina’s, routebeschrijvingen, kaarten, foto’s en dagprogramma’s worden te goeder trouw opgesteld op basis van de beschikbare informatie op het ogenblik van publicatie of bevestiging.
Routes, dagindelingen, afstanden, kampplaatsen, vaarschema’s, transfers, overnachtingsplaatsen en activiteiten zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
De reiziger aanvaardt dat lokale omstandigheden, weersomstandigheden, terreincondities, waterstanden, sneeuw- en ijscondities, wildlife-activiteit, groepsdynamiek, veiligheidsoverwegingen of beslissingen van lokale autoriteiten aanleiding kunnen geven tot wijzigingen vóór of tijdens de reis.
Into the Arctic streeft ernaar om bij wijzigingen het karakter en de kwaliteit van de reis zoveel mogelijk te behouden, rekening houdend met veiligheid, haalbaarheid en lokale omstandigheden.
Artikel 4 — Vervoer, vluchten, ferry’s en externe dienstverleners
Indien vervoer, vluchten, ferry’s, treinreizen, bustrajecten, accommodaties, excursies of andere diensten via externe dienstverleners worden geboekt, gelden naast deze voorwaarden ook de voorwaarden van de betrokken dienstverleners.
Tijdschema’s van vervoerders zijn indicatief en kunnen wijzigen. Vertragingen, annuleringen, routewijzigingen of gemiste aansluitingen kunnen gevolgen hebben voor de reisplanning.
Into the Arctic is niet aansprakelijk voor wijzigingen, vertragingen of annuleringen die te wijten zijn aan vervoerders, externe dienstverleners of onvermijdbare en buitengewone omstandigheden, behoudens de wettelijke verplichtingen die op Into the Arctic rusten als organisator van een pakketreis.
Extra kosten als gevolg van vertragingen, gemiste aansluitingen of wijzigingen kunnen, afhankelijk van de oorzaak en de toepasselijke wetgeving, ten laste van de reiziger, vervoerder, verzekeraar of organisator vallen.
Artikel 5 — Gezondheid, conditie en geschiktheid
De reiziger verklaart bij inschrijving dat hij medisch, fysiek en mentaal geschikt is voor de gekozen reis.
Relevante medische aandoeningen, allergieën, medicatiegebruik, fysieke beperkingen, psychische aandachtspunten of andere elementen die de veiligheid of deelname kunnen beïnvloeden, moeten vóór afreis aan Into the Arctic worden gemeld.
Into the Arctic heeft geen medische bevoegdheid en kan geen sluitende beoordeling maken van de medische geschiktheid van een reiziger. De reiziger moet zelf, indien nodig, advies inwinnen bij een arts.
Into the Arctic kan een deelnemer weigeren of deelname stopzetten indien er objectieve redenen zijn om aan te nemen dat de fysieke, mentale of medische toestand van de reiziger een veiligheidsrisico vormt voor zichzelf, de gidsen, de groep of derden.
Aanvullend gelden, gezien het karakter van de reizen, de bepalingen van Deel 3.
Artikel 6 — Uitrusting en bagage
De reiziger is zelf verantwoordelijk voor correcte, aangepaste en volledige persoonlijke uitrusting, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Into the Arctic verstrekt uitrustingslijsten en advies te goeder trouw. De reiziger verbindt zich ertoe deze instructies ernstig op te volgen en bij twijfel tijdig contact op te nemen.
Indien een deelnemer met onvoldoende, ongeschikte of onveilige uitrusting aan de start verschijnt, kan Into the Arctic deelname weigeren of beperken indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid van de deelnemer of de groep.
Eventuele kosten voor huur, vervanging, aankoop, transport of aanpassing van materiaal zijn ten laste van de reiziger, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 7 — Veiligheid en instructies
De reiziger moet de veiligheidsinstructies van gidsen, reisleiders, instructeurs, lokale partners en vertegenwoordigers van Into the Arctic naleven.
Veiligheid heeft steeds voorrang op route, programma, timing, comfort of persoonlijke voorkeuren.
De gids of reisleider kan beslissingen nemen over routewijzigingen, kampplaatsen, rustdagen, omkeringen, stopzetting van activiteiten, uitsluiting van deelname of evacuatie wanneer dit nodig wordt geacht om veiligheidsredenen.
Niet-naleving van instructies, roekeloos gedrag, het verlaten van de groep zonder toestemming, alcohol- of drugsmisbruik, agressief gedrag of het in gevaar brengen van zichzelf of anderen kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname zonder recht op terugbetaling.
Artikel 8 — Groepsreizen en groepsdynamiek
Bij groepsreizen engageert de reiziger zich om rekening te houden met de veiligheid, het tempo, de draagkracht en het welzijn van de groep.
De reiziger moet aanwezig zijn op afgesproken tijdstippen en plaatsen. Kosten of gevolgen van laattijdigheid, het niet aansluiten bij de groep of het op eigen initiatief afwijken van de route zijn ten laste van de reiziger.
Indien een reiziger de goede uitvoering van de reis ernstig bemoeilijkt of de veiligheid of groepsdynamiek in gevaar brengt, kan Into the Arctic of de reisleider passende maatregelen nemen, waaronder uitsluiting van verdere deelname.
Artikel 9 — Programmawijzigingen tijdens avontuurlijke reizen
De reiziger erkent dat programmawijzigingen eigen kunnen zijn aan avontuurlijke reizen in afgelegen gebieden.
Wijzigingen kunnen onder meer voortvloeien uit weersomstandigheden, terreincondities, sneeuw- of ijscondities, waterstanden, beschikbaarheid van transport, beslissingen van lokale autoriteiten, wildlife-activiteit, medische situaties, groepsconditie of veiligheidsoverwegingen.
Into the Arctic en haar gidsen streven naar redelijke alternatieven die het karakter van de reis zoveel mogelijk respecteren, maar kunnen niet garanderen dat elk oorspronkelijk doel, traject, top, routepunt of activiteit wordt bereikt.
Het niet bereiken van een bepaald landschappelijk doel, eindpunt, top, kampplaats, fjord, riviertraject of andere doelstelling geeft op zich geen recht op terugbetaling indien de wijziging voortvloeit uit veiligheidsoverwegingen, lokale omstandigheden of inherente risico’s van de reis.
DEEL 3 - DEELNAMEOVEREENKOMST, RISICOAANVAARDING EN VRIJWARING VAN AANSPRAKELIJKHEID
INLEIDING EN DOEL VAN DEEL 3
Bij Into the Arctic geloven we sterk in avontuurlijk reizen op een professionele, respectvolle en veilige manier. We streven ernaar om kwalitatieve expedities te organiseren volgens de hoogst mogelijke standaarden op vlak van voorbereiding, begeleiding, veiligheid en terreinkennis.
Onze reizen brengen deelnemers vaak naar afgelegen en atypische gebieden, ver weg van klassieke routes, infrastructuur of drukbezochte bestemmingen.
Net dat echte gevoel van wildernis, autonomie en natuurbeleving vormt voor veel deelnemers een essentieel deel van de ervaring. Tegelijk betekent dit ook dat dergelijke expedities plaatsvinden in omgevingen waar omstandigheden snel kunnen veranderen en waar bepaalde risico’s inherent deel uitmaken van het avontuur.
Met deze overeenkomst willen wij op een open en transparante manier communiceren over de aard van onze reizen, de rol van de organisator en de realiteit van expedities in afgelegen gebieden. De bedoeling van dit document is niet om verantwoordelijkheden af te schuiven, maar om duidelijke verwachtingen te scheppen en een gedeeld begrip te creëren van de bijzondere context waarin deze reizen plaatsvinden.
Wij engageren ons om elke expeditie zorgvuldig voor te bereiden, professioneel te begeleiden en redelijke veiligheidsmaatregelen te nemen. Tegelijk erkennen alle partijen dat niet alle risico’s die verbonden zijn aan reizen in afgelegen of extreme omgevingen volledig kunnen worden uitgesloten.
Hoewel een formeel document soms afstandelijk kan aanvoelen, verandert dit niets aan hoe wij onze expedities organiseren: persoonlijk, betrokken en met grote zorg voor zowel de veiligheid van de groep als de kwaliteit van de totale ervaring.
Deze overeenkomst is van toepassing op alle expedities, reizen, opleidingen, tochten, outdooractiviteiten en aanverwante diensten georganiseerd door Into the Arctic, hierna genoemd “de organisator”.
Door ondertekening verklaart de deelnemer deze overeenkomst volledig te hebben gelezen, begrepen en aanvaard.
Artikel 1 – aard van de activiteiten
De deelnemer erkent uitdrukkelijk dat de activiteiten georganiseerd door de organisator plaatsvinden in afgelegen, ruwe, arctische, subarctische, bergachtige of andere moeilijk toegankelijke (wildernis)gebieden, waar blootstelling aan natuurlijke elementen en gevaren inherent deel uitmaakt van de activiteit.
De activiteiten kunnen onder meer omvatten, zonder limitatief te zijn:
- Ski-pulka expedities;
- rugzaktrekkings;
- winterkamperen;
- zomerkamperen;
- packrafting/kayakken op rivieren (tot klasse III) of vlak water (meren, fjorden);
- expedities in afgelegen wildernis, zonder directe externe ondersteuning.
De deelnemer begrijpt en aanvaardt dat dergelijke activiteiten een verhoogd risico op lichamelijk letsel, psychische belasting, of overlijden inhouden.
Artikel 2 – Begeleiding en verbintenissen van de organisator
De organisator verbindt zich ertoe de activiteiten naar best vermogen professioneel, zorgvuldig en verantwoordelijk voor te bereiden en te begeleiden, rekening houdend met de bijzondere aard van expedities in afgelegen en extreme omgevingen.
Into the Arctic streeft ernaar expedities aan te bieden volgens hoge standaarden op vlak van veiligheid, voorbereiding, logistiek, begeleiding en terreinkennis, en handelt daarbij steeds in overeenstemming met de toepasselijke Belgische, Europese en lokale wetgeving die van toepassing is op de georganiseerde reizen en activiteiten.
Daarbij engageren wij ons onder meer om:
redelijke en proportionele veiligheidsmaatregelen te nemen in functie van de omstandigheden en aard van de expeditie;
gebruik te maken van degelijk, kwalitatief en goed onderhouden materiaal en uitrusting aangepast aan de verwachte omstandigheden;
expedities te begeleiden met voldoende ervaring, opleiding en kennis van terrein en omstandigheden;
weers-, sneeuw-, terrein- en veiligheidsomstandigheden voortdurend te evalueren tijdens de reis;
deelnemers vooraf zo goed mogelijk te informeren over de aard van de activiteiten, de vereiste voorbereiding en de inherente risico’s;
binnen redelijke grenzen noodprocedures, communicatiemiddelen en veiligheidsplanning te voorzien aangepast aan het karakter van de expeditie;
beslissingen steeds te nemen met prioriteit voor de veiligheid van deelnemers, gidsen en de groep als geheel.
De deelnemer erkent tegelijk dat expedities in afgelegen natuurgebieden plaatsvinden in omstandigheden waar niet alle risico’s volledig controleerbaar of voorspelbaar zijn. Ondanks een zorgvuldige voorbereiding, professionele begeleiding en veiligheidsmaatregelen kunnen incidenten, vertragingen, wijzigingen van traject, moeilijke evacuaties of noodsituaties zich voordoen.
Niets in deze overeenkomst beoogt de organisator te ontslaan van aansprakelijkheid in geval van bedrog, opzettelijke fout, grove nalatigheid of niet-naleving van dwingende wettelijke verplichtingen onder toepasselijk Belgisch recht
.
De deelnemer erkent evenwel dat Into the Arctic een inspanningsverbintenis aangaat en geen resultaatsverbintenis kan garanderen in het kader van expedities in afgelegen en extreme omgevingen.
Artikel 3 – Erkenning van inherente risico’s (“assumption of risk”)
De deelnemer verklaart zich volledig bewust te zijn van de inherente en niet volledig beheersbare risico’s verbonden aan dergelijke expedities en avontuurlijke reistrajecten in afgelegen gebieden.
Deze risico’s omvatten onder meer, zonder beperking:
- extreme koude; risico op onderkoeling & bevriezing
- whiteouts;
- stormen en andere extreme weerscondities;
- onstabiele sneeuw- en ijscondities;
- vallende stenen of ijs; terreininstabiliteit;
- fysieke uitputting en slaaptekort;
- uitdroging;
- technische (materiaal)defecten;
- communicatie-uitval;
- beperkte toegang tot voedsel, warmte en onderdak;
- mogelijke confrontaties met wilde dieren / potentieel gevaarlijke fauna;
- vertraagde of onmogelijke evacuatie;
- gebrek aan onmiddellijke medische hulp;
- fouten in inschatting of besluitvorming onder extreme omstandigheden.
De deelnemer erkent dat niet alle risico’s vooraf kunnen worden voorzien, geëlimineerd of gecontroleerd, zelfs niet bij professionele organisatie, begeleiding en veiligheidsprocedures.
De deelnemer aanvaardt vrijwillig en uitdrukkelijk alle voorzienbare en onvoorzienbare risico’s verbonden aan deelname.
Artikel 4 – Afgelegen en extreme omstandigheden (“Remote Wilderness Conditions”)
De deelnemer begrijpt dat expedities plaatsvinden in gebieden:
- waar gemarkeerde wandel- en skiroutes, berghutten, bruggen of rivieren, en andere faciliteiten voor wandelaars/skiërs geheel of gedeeltelijk ontbreken.
- ver verwijderd van medische infrastructuur;
- met beperkte of afwezige communicatiemiddelen;
- waar weersomstandigheden snel en extreem kunnen veranderen;
- waar reddingsoperaties aanzienlijk vertraagd kunnen zijn;
- waar redding of evacuatie tijdelijk of volledig onmogelijk kan blijken.
De deelnemer begrijpt dat:
- externe hulp, vanwege omstandigheden die buiten de wil van de organisator kunnen liggen, soms lange tijd op zich kan laten wachten;
- reddingsdiensten niet altijd beschikbaar zijn;
- medische behandeling in het terrein beperkt, rudimentair of onmogelijk kan zijn.
De deelnemer aanvaardt uitdrukkelijk deze beperkingen en de bijkomende risico’s die hieruit voortvloeien.
Artikel 5 – Medische geschiktheid en eigen verantwoordelijkheid
De deelnemer verklaart:
- fysiek, mentaal en medisch geschikt te zijn voor deelname;
- voldoende ervaring of vaardigheden te bezitten voor het gekozen reistraject;
- geen medische aandoeningen te verzwijgen die een risico kunnen vormen voor zichzelf of anderen;
- zelf verantwoordelijk te blijven voor eigen fysieke conditie, hydratatie, voeding en persoonlijke veiligheid.
De deelnemer verbindt zich ertoe:
- correcte medische informatie te verstrekken;
- voorgeschreven medicatie mee te brengen;
- de organisator onmiddellijk op de hoogte te brengen van medische problemen of wijzigingen in de gezondheidstoestand.
De deelnemer erkent dat de organisator, ondanks eventuele voorbereidende communicatie, intakegesprekken of adviesverlening, geen volledige of sluitende beoordeling kan maken van de fysieke, mentale of medische geschiktheid van de deelnemer voor de expeditie. Het blijft de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer om voldoende voorbereid en uitgerust met het juiste materiaal aan de reis deel te nemen.
De organisator behoudt zich het recht voor deelname te weigeren of stop te zetten indien de fysieke, mentale of medische toestand van de deelnemer een veiligheidsrisico vormt.
Artikel 6 – Bevoegdheid van de reisleiders/gidsen
De deelnemer erkent dat veiligheid absolute prioriteit heeft tijdens alle activiteiten.
Alle instructies van gidsen, expeditieleiders of vertegenwoordigers van de organisator dienen onmiddellijk en strikt te worden opgevolgd.
De organisator en haar gidsen behouden te allen tijde het exclusieve recht om:
- routes/reistraject te wijzigen;
- de expeditie tijdelijk of definitief stop te zetten;
- beslissingen te nemen op basis van veiligheid, weersomstandigheden, terreincondities, groepsdynamiek, wildlife-activiteit of medische redenen.
De deelnemer erkent dat routes, planning, doelstellingen en trajecten indicatief zijn en om veiligheidsredenen op elk moment kunnen wijzigen zonder recht op compensatie.
Niet-naleving van veiligheidsinstructies kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname zonder recht op terugbetaling.
Artikel 7 – Beperkingen inzake redding en evacuatie
De deelnemer begrijpt en aanvaardt dat:
- redding of evacuatie aanzienlijk vertraagd kan zijn;
- evacuatie per vliegtuig, helikopter, sneeuwscooter, boot of ander transportmiddel afhankelijk is van beschikbaarheid en weersomstandigheden;
- reddingsoperaties risico’s voor reddingsdiensten kunnen meebrengen en daarom geweigerd of uitgesteld kunnen worden;
- zelfredzaamheid gedurende langere tijd noodzakelijk kan zijn.
De organisator garandeert geen onmiddellijke of succesvolle evacuatie.
De deelnemer aanvaardt dat in bepaalde omstandigheden externe hulp volledig onmogelijk kan blijken.
Artikel 8 – Medische kosten en evacuatie
De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor eventuele:
- opsporings-, evacuatie- en reddingskosten;
- medische kosten;
- ziekenhuisopnames;
- repatriëringskosten;
- bijkomende transportkosten;
- persoonlijke verzekeringen.
De deelnemer verklaart op het moment van deelname over een geldige en adequate verzekering te zullen beschikken die expedities, avontuurlijke activiteiten, reddingsoperaties, medische evacuatie en repatriëring dekt.
Indien de organisator kosten voorschiet ten gevolge van een incident veroorzaakt door of betrekking hebbend op de deelnemer, blijven deze integraal verhaalbaar op de deelnemer.
Artikel 9 – Materiaal en persoonlijke uitrusting
De deelnemer blijft verantwoordelijk voor:
- correcte persoonlijke uitrusting;
- aangepaste kleding;
- zorgvuldig gebruik van gehuurd of ter beschikking gesteld materiaal.
De organisator kan deelname weigeren indien materiaal of uitrusting ontoereikend wordt geacht voor de veiligheid van de deelnemer of de groep.
De organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen; en voor eventuele risico’s voor de persoonlijke veiligheid van de deelnemer als gevolg daarvan.
Artikel 10 – Overmacht (“force majeure”)
De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen, vertragingen, onderbrekingen of annuleringen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot:
- extreme weersomstandigheden;
- natuurrampen;
- ijs- of sneeuwcondities;
- wildlife-activiteit;
- politieke omstandigheden;
- transportproblemen;
- pandemieën;
- overheidsmaatregelen;
- stakingen;
- technische defecten;
- beslissingen van reddings- of veiligheidsdiensten.
In dergelijke omstandigheden behoudt de organisator zich het recht voor routes, programma’s, transportmiddelen, timing of bestemmingen te wijzigen waarbij eventuele compensaties en alternatieven beperkt blijven tot deze zoals bepaald door de toepasbare Belgische reiswetgeving.
Artikel 11 – Beperking van aansprakelijkheid
De organisator is gebonden aan de bepalingen uit artikel 2. Echter, behoudens in geval van bedrog, opzettelijke fout of grove nalatigheid van de organisator, haar medewerkers of gidsen, kan de organisator niet aansprakelijk worden gesteld voor:
- lichamelijke letsels;
- psychische schade;
- ziekte;
- overlijden;
- verlies van inkomsten;
- verlies, diefstal of beschadiging van materiaal;
- gevolgschade;
- incidenten veroorzaakt door natuurfenomenen, wilde dieren, weersomstandigheden of handelingen van derden;
- fouten in inschatting die inherent zijn aan expedities in extreme omstandigheden.
De deelnemer erkent dat deelname volledig vrijwillig gebeurt en op eigen risico.
Artikel 12 - Vrijwaring
De deelnemer verbindt zich ertoe de organisator, haar gidsen, medewerkers, partners en onderaannemers te vrijwaren tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit:
- eigen handelen of nalatigheid van de deelnemer;
- niet-naleving van instructies;
- roekeloos gedrag;
- foutief of onveilig gebruik van materiaal.
Artikel 13 – toestemming in noodsituaties
Indien de deelnemer niet in staat is zelf beslissingen te nemen, geeft de deelnemer toestemming aan de organisator om:
- eerste hulp toe te dienen;
- medische behandeling te organiseren;
- evacuatieprocedures op te starten;
- medische diensten of reddingsdiensten in te schakelen.
Alle hieraan verbonden kosten blijven ten laste van de deelnemer.
Artikel 14 – Scheidbaarheidsclausule (“Severability clause”)
Indien één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig, onafdwingbaar of nietig zouden worden verklaard door een bevoegde rechtbank, zal dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen niet aantasten.
De overige bepalingen blijven integraal van kracht en afdwingbaar voor zover wettelijk toegestaan.
Partijen verbinden zich ertoe een ongeldige of onafdwingbare bepaling te vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel en de intentie zoveel mogelijk benadert.
DEEL 4 — SLOTBEPALINGEN EN VERKLARING VAN DE DEELNEMER
Artikel 1 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op de volledige overeenkomst, evenals op de door Into the Arctic georganiseerde reizen, expedities en activiteiten, is Belgisch recht van toepassing, met inbegrip van de toepasselijke Europese regelgeving inzake reizen, pakketreizen en consumentenbescherming.
Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze overeenkomst behoren tot de bevoegdheid van de bevoegde Belgische rechtbanken, behoudens dwingende wettelijke bepalingen die anders voorschrijven.
Artikel 2 — Aanvaarding van de voorwaarden en totstandkoming van de overeenkomst
De algemene reisvoorwaarden, bijzondere reisvoorwaarden en deelnameovereenkomst, risicoaanvaarding en vrijwaring van aansprakelijkheid van Into the Arctic maken integraal deel uit van de reisovereenkomst.
De reisovereenkomst komt definitief tot stand na ontvangst van de bestelbon of reisbevestiging door de deelnemer én na betaling van het gevraagde voorschot door de deelnemer.
Met de betaling van het voorschot verklaart de deelnemer:
- deze documenten te hebben ontvangen of te hebben kunnen raadplegen;
- voldoende mogelijkheid te hebben gehad om deze aandachtig na te lezen;
- en akkoord te gaan met de integrale inhoud ervan.